Suurin osa yrittäjistä antaa kirjanpitonsa tilitoimiston hoidettavaksi, ja niin omaa työtään ja aikaansa arvostavan yrittäjän liiketoiminnan laajuuteen katsomatta kannattaakin tehdä. Asiakaslähtöinen tilitoimisto hinnoittelee työnsä vain asiakkaan kirjanpidon hoitamiseen kuluvan työmäärän mukaan, jolloin kaikenkokoisilla yrityksillä on mahdollista sen palveluita hyödyntää. Vaikka kirjanpito onkin tilitoimiston hartioilla, jää pienyrittäjälle itselleen monesti ainakin laskutuksen hoitaminen ja maksuliikenteen järjestäminen. Tässä tekstissä annetaan pieniä arkipäivän vinkkejä näihin jokaiselle pienyrittäjälle tuttuihin taloushallinnon asioihin.

Perusasioita

Yritystoiminnassa on tärkeää pitää omat ja yrityksen rahat erillään, sekä kerätä ja tallettaa kuitit ja laskut ostoista ja myynneistä. Toiminimien ja henkilöyhtiöiden kohdalla on yleinen toimintatapa pitää yrityksen ja omistajan rahat yhdessä pussissa, ja vasta kirjanpidossa eritellä yrityksen ja yrittäjän tulot ja menot. Helpompi, ja samalla yrittäjän oman taloudenpidonkin kannalta parempi tapa on perustaa yrittäjälle ja yritykselle omat pankkitilit, ja rajoittaa näiden tilien välinen maksuliikenne minimiin. Ylimääräisiä pankkikuluja järjestelystä kahden tilin myötä toki tulee, mutta järjestely maksaa itsensä äkkiä takaisin tilitoimiston laskun pienentymisenä.

Rahoituskulujen minimoiminen

Yritystoiminnan alussa kannattaa pankit kilpailuttaa maksuliikennepalveluiden hinnan ja sisällön, sekä tulevaisuudessa mahdollisesti ajankohtaiseksi tulevan lainan osalta.

Kun yrityksen liiketoiminta kasvaa ja vakiintuu tietylle tasolle, niin yleensä myös pankkikulujen osuus tuppaa kasvamaan.  Pankeilla on tarjota monenlaisia palveluita ja sovellutuksia varsinkin yrityksen maksuliikenteen hoitoon. Maksuliikenteen osalta esimerkiksi sähköinen laskutus on ehdottomasti tätä päivää, ja ajankohtainen yrityksissä, joissa laskuja tehdään kuukauden aikana säännöllisesti yritysasiakkaille. Reaaliaikaisen maksuliikenteen seurantaan tarvittavat tiedonsiirtopalvelut ovat paikallaan viimeistään silloin, kun maksuliikenteen seurannalle tulee vähintään viikoittaista tarvetta. Nämä palvelut ovat arkea helpottavia, ja jossain vaiheessa yritystoiminnan kannalta pakollisiakin ratkaisuja, mutta niiden käyttöönottoa kannattaa harkita vasta kun liiketoiminnan laajuus niitä vaatii.

Seuraavaksi lyhyt lista vinkkejä rahoituskulujen minimointiin, ja rahoituksen järjestämiseen:

  1. Laajenna maksuliikennepalvelujen palveluvalikoimaa liiketoiminnan laajenemisen mukana. Kiinteiden kustannusten osuutta yrityksen kustannusrakenteesta ei kannata kasvattaa kuin vasta liiketoiminnan aidosti niin vaatiessa.
  2. Tavoittele pankin kanssa molempien osapuolten etujen mukaista kokonaisratkaisua, johon sisältyvät yrittäjän henkilökohtaiset lainat, yrityksen maksuliikenne, lainarahoitus ja rahoitusyhtiöiden rahoitussopimukset. Tällöin yhteistyön ehdot saattavat sisältää enemmän neuvotteluvaraa.
  3. Pyri keskittämään pankki- ja rahoituspalvelusi ainakin pitkässä juoksussa, sillä usean pankin käyttäminen nostaa rahoituskuluja ja vaikeuttaa vakuusjärjestelyjä.
  4. Yrityksen ja yrittäjien henkilökohtaisten vakuutusten ottaminen pankkiryhmän kanssa yhteistyössä olevasta, tai sen omistamasta vakuutusyhtiöstä edistää edullisen rahoituksen saantia.
  5. Pyri pitkäaikaisiin pankkisuhteisiin, sillä huonon päivän tullen siitä on etua.

Rahoituksesta neuvoteltaessa kannattaa rahoituslaitokset kilpailuttaa tapauskohtaisesti. Pankkilainan ehtona on yleensä sen turvaava vakuus, jonka järjestäminen käy yrityksen vaurastuessa entistä helpommaksi. Tällöin rahoituskulut jäävät tuntuvasti esimerkiksi Finnveran normaalia investointi- ja käyttöpääomaluottoa edullisemmaksi. Myös pitkäaikainen asiakassuhde pankin kanssa voi vaikuttaa rahoituksen hintaan, koska liiketoimintasi on heille jo tuttua.

Laskutus

Perinteinen paperilasku on ainakin vielä toistaiseksi yleinen tapa pienten yritysten ja kuluttajien välisessä kaupassa. Paperilasku voikin olla joskus esimerkiksi kuluttajakaupassa ja yritysasiakkaille vastaanottajan toivomuksen takia pakollinen laskutusmuoto, mutta yrittäjän kannattaa ehdottomasti pyrkiä laskutuskulut minimoidakseen lähettämään laskut sähköisessä muodossa. Aina kun vain mahdollista, lasku on kätevä ja nopea lähettää pdf-muodossa sähköpostilla, jolloin laskutuskulut jäävät käytännössä nollaksi. Sähköinen laskutus kannattaa valita laskutustavaksi ehdottomasti, kun laskutusta tehdään säännöllisesti.

Sähköisestä laskutuksesta puhuttaessa tarkoitetaan joko yllä mainittua sähköpostilaskua, tai verkkolaskua. Verkkolasku on laskun tietosisällön toimittamista asiakkaalle määrämuotoisena suoraan asiakkaan sähköiseen tietojärjestelmään, jolloin lasku saadaan luettua automaattisesti vastaanottajan ostoreskontraan tai verkkopankkiin. Verkkolasku sisältämät tiedot ovat automaattisesti käsiteltävissä ja se sisältää kaikki vastaavat tiedot kuin paperilaskukin. Kuluttajille lähetettäessä verkkolasku voidaan lähettää maksajan verkkopankkiin. Kuluttajan verkkolaskusta käytetään pankkien järjestelmissä nimitystä e-lasku. Jos yritykselläsi ei ole taloushallinnon järjestelmää, ja haluat saada laskut verkkolaskuina, voi laskut tehdä ja lähettää sähköisesti eri operaattoreiden ja pankkien tarjoamien palvelujen kautta. Näihin palveluihin voi myös vastaanottaa verkkolaskuja. Nämä maksavat luonnollisesti jonkin verran. Mielestäni modernin tilitoimiston tulee tänä päivänä kuitenkin tarjota verkkolaskutusmahdollisuuden omaavan laskutusjärjestelmän asiakkaalle ilman erillistä veloitusta.

Mikäli yritykselläsi on käytössä jokin taloushallinnon järjestelmä, selvitä, pystyykö laskutusohjelma lähettämään verkkolaskuja ja ostoreskontra vastaanottamaan verkkolaskuja. Jos ohjelmasi ei tähän pysty, on ohjelma ehdottomasti syytä päivittää uudempaan versioon tai vaihtaa uuteen, jossa on valmius verkkolaskujen käsittelyyn.

Laskumerkinnät ja kuitti

Laskutettaessa ja laskuja vastaanotettaessa yrittäjän tulee huolehtia, että laskussa on arvonlisäverotusta varten tarvittavat oikeat ja riittävät tiedot. Näitä ovat mm:

  • Laskun antamispäivä 
  • Myyjän ja ostajan yhteystiedot
  • Myyjän arvonlisäverotunniste 
  • Veron peruste verokannoittain 
  • Yksikköhinta ilman veroa 
  • Suoritettavan veron määrä, sekä 
  • Erityistapauksissa kuten käännetyn arvonlisäverovelvollisuuden tapauksessa viittaus ko. lain kohtaan 

Laskumerkintöihin vaikuttaa laskun suuruus.

Käteismaksusta on maksajalle tarjottava kuittia, mutta maksajan ei ole sitä pakko ottaa vastaan. Yrittäjän näkökulmasta riittää että muistaa tarjota kuittia, jolloin lakisääteinen velvollisuus on täytetty.

Kevennetyt laskumerkinnät

Tämä mahdollisuus koskee euromäärältään vähäisiä laskuja (loppusumma alle 1000 euroa) sekä tilanteita, joissa asianomaisen toimialan kauppatavan tai laskun lähettämistä koskevien olosuhteiden vuoksi kaikkia pakollisia velvoitteita on hankala noudattaa. Tällaisia tilanteita syntyy esim. vähittäiskaupassa, huutokaupassa jne. Tällaisissa tilanteissa kuitissa pitää olla kuitenkin seuraavat tiedot:

- Yrityksen/elinkeinonharjoittajan nimi, yhteystiedot ja Y-tunnus
- Kuitin antamispäivä
- Juokseva tunnistenumero
- Myytyjen tavaroiden/palveluiden määrä ja kuvaus
- Suoritettavan veron määrä verokannoittain

Aiheeton lasku ja laskun riitauttaminen

Mikäli joskus satut saamaan epäselvän tai kokonaan perusteettoman laskun, etene seuraavasti:

  1. Valita kirjallisesti, että yrityksemme ei ole tilannut laskuttajalta mitään eikä sopimusta ole syntynyt. Älä tyydy vain soittamaan laskun lähettäjän asiakaspalveluun.
  2. Jos yhteydenotosta huolimatta asia ei hoidu ja saat maksumuistutuksen, tee uusi valitus.
  3. Joskus aiheeton laskuttaja ottaa avukseen perintätoimiston, joka perintäkirjeissään uhkailee luottotietojen heikkenemisellä ja mahdollisesti oikeustoimilla.
  4. Tee uusi valitus perintätoimistolle johon sisällytät aiemman viestiliikenteen. Yleensä perintätoimisto lopettaa perinnän tähän.
  5. Tarkista Suomen Asiakastieto Oy:stä, rekisteröivätkö he maksuhäiriötietoja ilmoituksen perusteella.
  6. Mikäli valittaminen ei auta, ota yhteys poliisiin.


Muista tallentaa koko viestiliikenne, ota kopiot valituskirjeistä, sekä säästä muistutukset ja kehotukset. Laskuttajalla on todistamisen taakka laskutuksestaan. Hänen tulee pystyä todistamaan sopimuksen kaupasta syntyneen.

Tilitoimistomme auttaa aloittavaa yrittäjää esimerkiksi pankin ja vakuutusyhtiöiden kilpailuttamisessa, sekä tarjoaa ilmaisen laskutusohjelman ja tarpeellisia apuvälineitä yrittäjän päivittäiseen työhön. Autamme laajalla, ja asiakasyrityksen koon mukaan skaalautuvalla palveluvalikoimallamme kaikenkokoisia yrittäjiä taloushallinnon järjestämisessä.